Una arquitectura
de procesos es la representación escrita o mediante diagramas de las cadenas
de valor y los procesos de negocio que operan por toda la empresa. Incluye tanto
los procesos de funcionamiento fundamentales como los procesos habilitadores de
apoyo a la gestión. Una arquitectura de procesos demuestra de forma clara dónde
se crea valor y cómo se relacionan y alinean los procesos operacionales con las
estrategias y objetivos de la organización.
En
general, una arquitectura de procesos representa procesos orquestados, procesos que están estructurados,
que son repetibles y están automatizados, además de caracterizados, medidos y analizados.
Tenga en cuenta que mucha de la actividad de una empresa es ad-hoc; ocurre fuera de los límites de
orquestación. La gestión de procesos ad-hoc es un futuro elemento crítico de BPM.
El entorno de los procesos
Los
procesos pueden ser de dos tipos: fundamentales
(directos) y habilitadores (indirectos).
Los procesos se pueden ensamblar en cadenas de valor mayores conocidas como entornos de procesos. Los entornos de
procesos fundamentales incluyen procesos de flujo de valor para los clientes como
presentación de nuevos productos, ciclo de pedido a cobro y aprovisionamiento de
pago.
Los
entornos de procesos habilitadores incluyen reclutamiento de empleados y gestión
de recursos. Colectivamente, los entornos de procesos conforman la arquitectura
de procesos e incluyen todos los procesos utilizados por la empresa.
Metodologías de procesos
Para construir los entornos de procesos y alinear
los procesos en la arquitectura de procesos, debe seguir una metodología. Una metodología
de procesos es un anteproyecto que sirve tanto para caracterizar como para optimizar
los procesos de negocio. A las metodologías de procesos a menudo se las conoce como
metodologías de mejora de procesos porque
la mejora del rendimiento de procesos es muy popular, además de deseable.
Pero
las metodologías de procesos como SCOR, Lean y Six Sigma hacen más: no sólo establecen
las bases para definir y mejorar los procesos, sino que también proporcionan el
enfoque completo para asociar el rendimiento de personas, procesos y tecnología
con la creación de valor.
Las
metodologías de procesos no son todas iguales, y no son de un único tipo. La selección
de una metodología de procesos para acompañar su iniciativa BPM es una tarea de
importancia crítica.
Debe
adaptar la metodología al tipo, tamaño, condición y elementos culturales de su empresa.
El ciclo de vida de
los procesos
El objetivo de cualquier proceso es que sea estable
y que se mantenga siempre en un estado de rendimiento alto. Para llegar allí y seguir
allí los directores de procesos se embarcan en proyectos que llevan los procesos
por fases de análisis y mejoras.
Los
estados de cambio por los que pasa un proceso desde una condición de rendimiento
a la siguiente se conocen como ciclo de
vida del proceso.
El
ciclo de vida de un proceso se define mediante una combinación de condiciones industriales
y su metodología de procesos. Diferentes metodologías de procesos como CMMI, IDEAL,
Lean y Six Sigma, tienen establecidas sus propias fases del ciclo de vida.
La arquitectura de gestión para BPM
El papel de la gestión es poner todo en movimiento.
Dentro del marco de la arquitectura empresarial, el papel de la gestión es dirigir
las acciones y comportamientos de personas y sistemas, así como el flujo de información
a través del tiempo, y todo ello a la vez que se utilizan y ajustan los procesos
para alcanzar los objetivos empresariales. La arquitectura de gestión de BPM incluye
gestión de proyectos, gestión de procesos y mejora de procesos.
Gestión de proyectos de BPM
Un proyecto BPM es un nuevo tipo de proyecto
empresarial. Es en parte proceso y en parte tecnología. A veces es un proyecto de
mejora, y a veces un completo rediseño. El alcance puede ser tan corto como un único
proceso o tan largo como un flujo entero de valor. Un proyecto BPM es rápido, pero
no impreciso.
A
diferencia de un programa empresarial o un proyecto de desarrollo de software típico,
los proyectos BPM se implementan de forma frecuente, en cortos ciclos de tiempo.
Planificación
La planificación de un proyecto BPM requiere
que siga una metodología de procesos como Lean, Six Sigma o SCOR. Los objetivos
del proyecto, el personal, el alcance, los hitos y lo que resulta vienen entonces
dados por la metodología. Los proyectos BPM típicos pueden tardar tan poco como
unos días o tanto como varios meses.
Análisis y diseño
Una vez conocido el alcance, los proyectos BPM
empiezan caracterizando la línea de base del proceso tal cual. Se mide y se valida
el estado actual del proceso, y se crean las condiciones de líneas de base contra
las que se van a comparar los progresos y mejoras.
El
equipo diseña e implementa no lo que considera el estado ideal, sino el siguiente
estado futuro, lo siguiente mejor. Este enfoque constituye una distinción crítica
y una desviación del desarrollo clásico, que busca construir el estado ideal. De
esta forma, la agilidad y la plataforma de BPM hacen posible la mejora continua.
El diseño de los procesos es una actividad
facilitada, que comprende todas las clases de participantes en el proceso en sesiones
que pueden consumir hasta un tercio del calendario del proyecto.
Para optimizar el diseño, puede que
considere necesario analizar los modelos de procesos mediante simulación. La simulación
de procesos es una disciplina avanzada que BPM simplifica.
Composición e implementación
El
desarrollo de procesos de negocio automatizados requiere de la composición de servicios
que realizan las funciones y simulan las acciones que van a llevar a cabo personas
y sistemas en función del modelo de procesos. Esta composición no tiene nada que
ver con el desarrollo de aplicaciones en el pasado. El calendario es más corto,
los ciclos de revisión son más rápidos y la documentación se genera automáticamente.
Las
reglas que gobiernan las acciones empresariales en un proceso en ejecución se “exteriorizan”
del motor de ejecución de procesos hacia lo que se conoce como motor de reglas. Estas reglas están accesibles
en todo momento para los directores de negocio que las pueden modificar sin cambiar
la lógica empresarial.
Gestión de procesos
Una
vez que un proceso se realiza conforme a las especificaciones, su objetivo es mantenerlo
ahí indefinidamente (hasta que la siguiente mejora quede justificada). Bank of América
declaró una vez de forma célebre que su objetivo no era completar un millón de transacciones
con éxito, sino completar una sola transacción con éxito, y luego repetirla un millón
de veces. Eso es gestión de procesos.
Una
vez implementado, un modelo de proceso se orquesta mediante un motor en tiempo de
ejecución, que facilita la ejecución coherente y oportuna de los servicios y proporciona
la transformación de valor añadido de entradas e información en salidas y resultados.
El rendimiento del proceso se mide en tiempo real y el proceso implementado es objeto
de supervisión para ver si el rendimiento se ajusta a las especificaciones. Se realiza
el seguimiento y se registran el volumen, la velocidad y los errores.
La Arquitectura
Tecnológica de BPM
La
arquitectura tecnológica de BPM incluye el conjunto de tecnologías componente que
se combinan para respaldar los objetivos funcionales y condicionantes empresariales.
En concreto, la arquitectura:
·
Respalda de manera rentable el cambio rápido y la innovación continua.
·
Alinea constantemente los recursos de TI con los objetivos de negocio.
·
Permite la gestión de los activos de TI existentes como un porfolio para
alcanzar la máxima eficiencia y productividad
·
Permite compartir la responsabilidad en la creación y cambio de las aplicaciones
centradas en los procesos entre la empresa y TI
Los componentes principales de la
arquitectura tecnológica de BPM son:
·
El espacio de trabajo unificado: interfaces de usuario, supervisión y paneles,
y bandejas de entrada de tareas.
·
El entorno de ejecución: el motor de reglas de negocio, el motor de procesos y el motor de análisis.
·
El motor de simulación.
·
La caja de herramientas de diseño de los procesos: creación de modelos de procesos, definición
de reglas, definición de indicadores clave de desempeño (KPI, Key Performance Indicators),
desarrollo de procesos y diseño de interfaces de usuario.
·
El repositorio de metadatos: el “contenedor” de las descripciones, relaciones
y políticas de los activos de los procesos.
·
Adaptadores de servicios web y nuevo entorno de desarrollo de servicios:
proporciona conexiones
con las funciones y herramientas existentes para la creación de nuevos servicio.
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