Casos de Estudio

Caso de estudio No. 1

La ineficiencia de los mecanismos de aprobación de los empleados de vacaciones

Situación

En el call center de Fujitsu, en Portugal, con varios cientos de empleados, no había una manera eficaz de controlar las vacaciones, se utilizaban soluciones básicas basadas en hojas de cálculo.

Los cientos de empleados se distribuyen en varios equipos, organizados en varios niveles jerárquicos, hojas de cálculo no permiten un adecuado control del margen de beneficio y validación de vacaciones en toda la estructura, con grandes ineficiencias, control y errores llevando a pérdida de Información.

Desafío

Para Infosistema, el desafío principal fue la implementación de la solución iFlowBPM en sólo dos semanas.

Así tenía que asegurar:

·           Solicitud de aprobación de vacaciones por los superiores.

·           Conocimiento de información acerca de las vacaciones por cualquier gestor y todas las personas por debajo (en 3 niveles).

·           Establecimiento de los días disponibles y el control de los recursos humanos (mapas vacaciones).

Solución

Infosistema propuso una solución integrada basada en la plataforma Infosistema iFlowBPM, la modificación de los procedimientos.

Los procesos IFlowBPM fueron desarrollados para:

·         Programación y aprobación de vacaciones con validación superior.

·         Consulta de días marcados por él mismo y por todos los administradores.

·         Registro de días disponibles por empleado.

·         Mapa para los recursos humanos con las vacaciones marcadas y disfrutadas por cada empleado.

Beneficios

·         Centralización de toda la información relativa a las vacaciones de los empleados.

·         Acceso rápido y simplificado a la información por los empleados y directivos.

·         Seguimiento de los procesos en curso.

·         Eliminación de errores y pérdida de información por un error humano.

·         Reducción de los costes operativos.

·         Solución disponible en régimen SaaS, servicio de alquiler, la renta mensual.

·         Sin necesidad de formación de los usuarios finales.

Caso de estudio No. 2

Reestructuración de los mecanismos de  aprobación en la toma de decisiones

Situación

Santander tiene un problema en sus mecanismos de aprobación en la toma de decisiones. Siempre que las autorizaciones eran necesarias para seguir ciertos procedimientos (de aprobación de tarjetas de visita, sellos...), éstas se realizaban a través de correo electrónico o papel, que a su vez fueron acumulando y dispersas en toda la empresa. Así como la información no estaba centralizada su consulta era difícil.

Luego vino la necesidad de aprovechar las ventajas de una plataforma con características de WorkFlow, con el fin de apoyar principalmente los procesos de recepción y envío de correspondencia y el ciclo de vida de las facturas de compra (para tarjetas de visita, sellos y Daters, órdenes), desde el recibo hasta la respectiva contabilidad y pago.

Principales problemas

·         Pedidos de autorizaciones por correo electrónico o la entrega en persona del papel físico entre los distintos departamentos, sujeto a errores humanos.

·         Repetición de los pedidos debido a la dispersión de la información.

·         Fallas en la transmisión de la información por falta de centralización de la misma, dando lugar a retrasos en los tiempos de respuesta.

·         Falta de mecanismos eficaces para la búsqueda y agregación de procesos, órdenes, datos, fechas de entrada y estadísticas.

·         Imposible determinar la ubicación física del documento.

Solución

·      Santander Infosistema propuso una solución basada en una aplicación desarrollada iFlowBPM.

·      Informatización de los procesos de decisión de la institución.

·      Zona Intranet con una lista de procesos que se pueden ejecutar (tarjetas de visita, sellos y fechadores, gestión de pedidos, contactos, planes de manejo, las solicitudes de autorizaciones, etc.).

·      Proceso de referencia estructurado para las aprobaciones específicas.

·      Obtención de información a través de la integración iFlow-BPM con sistemas internos de la empresa.

·      Centralización de toda la plataforma de información que permite la agregación de las solicitudes / pedidos con fechas de entrada, así como con el ID especificado.

·      Envío de las órdenes y correspondencia a través de las características de la plataforma de flujo de trabajo iFlowBPM.

Beneficios

·         Centralización de la información.

·         Pedidos organizados y estructurados, lo que permite la reducción de costos.

·         Flujo de Correspondencia estructurado debidamente identificadas.

·         Eliminación de la posibilidad de pérdida de las órdenes a través de un sistema informatizado de identificación con etiquetas imitidas.

·         Acceso a toda la información y los mecanismos de toma de decisiones mediante la investigación eficiente y efectiva en el mercado abierto o completado.

·         Monitorización del estado actual de diversas solicitudes de las diversas aplicaciones existentes.

·         Eliminación de gran parte de la burocracia de la institución.